Privacy Statement City Estate

Via de site en voor de dienstverlening van City Estate B.V. (hierna: City Estate) worden persoonsgegevens verwerkt. City Estate acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegeven van groot belang. Persoonlijke gegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd.

Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen van Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die op 25 mei 2018 in werking is getreden.

Dit betekent onder andere dat:

  • wij middels deze privacyverklaring aan onze informatieplicht voldoen uit artikelen 12, 13 en 14 AVG;
  • wij duidelijk vermelden met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij via deze privacyverklaring;
  • wij instaan voor de veiligheid van uw persoonsgegevens;
  • wij u eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om uw persoonsgegevens te verwerking in gevallen waarvoor toestemming is vereist;
  • wij uw recht respecteren om uw persoonsgegevens op uw aanvraag ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

City Estate is de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel. Wij raden u aan deze zorgvuldig te lezen.

In deze privacyverklaring zijn de volgende onderwerpen opgenomen:

  1. Gebruik van persoonsgegevens
    1.1. Interesse in woning als huurder
    1.2. Woning verhuren
    1.3. Ontvangen woningmail
    1.4. Reactieformulier
    1.5. Mail naar informatie e-mailadres
  2. Publicatie
  3. Verstrekking aan derden
  4. Duur van de opslag
  5. Buiten de EU
  6. Beveiliging
  7. Datalek
  8. Wijzigingen in deze privacyverklaring
  9. Klacht indienen bij Autoriteit Persoonsgegevens
  10. Inzage, wijzigen en verwijderen van uw gegevens
  11. Contactgegevens

De privacyverklaring is het laatst aangepast op 1-3-2020

1. Gebruik van persoonsgegevens

City Estate ontvangt via haar website persoonsgegevens van huurders en verhuurders.

Daarnaast zijn er andere sites waar de woningen op zijn geplaatst, waardoor City Estate gegevens ontvangt van huurders op verzoek van deze personen.

Deze persoonsgegevens worden gebruikt tot bemiddeling van verhuur. Door deze gegevens te ontvangen, kan City Estate contact opnemen met de huurder/verhuurder en zo het traject tot huren of verhuren starten.

Onderstaand zal per categorie worden aangegeven welke gegevens worden ontvangen en wat de rechtsgronden hiervoor zijn.

1.1. Interesse in woning als huurder

Wanneer u als huurder interesse heeft in een woning wordt van u gevraagd het volgende in te vullen op de website:

– Voorletters
– Achternaam
– Telefoonnummer
– E-mailadres

Na invulling van deze gegevens ontvangt de huurder een mail met een aantal vragen:

– Wat is de reden dat je woonruimte zoekt?
– Wat is je beroep/studie?
– Heb je huisdieren?
– Voor hoeveel personen zoek je woonruimte en met wie?
– Wanneer wil je de woonruimte betrekken?
– Voor hoelang wil je gaan huren?
– Zoek je gemeubileerde of gestoffeerde woonruimte?
– Wanneer kun je bezichtigen?
– Op welk telefoonnummer ben je bereikbaar?
– Voor deze woning geldt een inkomenseis. Het (gezamenlijke) bruto maandsalaris moet circa 3,5 keer de maandhuur bedragen. Indien het inkomen niet toereikend is kan er ook met een garantstelling worden gewerkt. Kun je hieraan voldoen? JA / NEE

Deze vragen worden gesteld om een goede match te kunnen maken tussen de woning, verhuurder en huurder. Dit profiel wordt naar de verhuurder van de woning gestuurd, zonder vermelding van persoonsgegevens, e-mailadres of het telefoonnummer. Hier is de betrokkene van op de hoogte.

Uitzicht op huurovereenkomst:

Na het bezichtigen van een woning en akkoord van de verhuurder, wordt de huurder gescreend om te bepalen of deze kredietwaardig is voor het huren van de woning. Hiervoor heeft City Estate drie laatste loonstroken/inkomensbewijzen nodig van huurder.

Huurder geeft ondubbelzinnig toestemming hiertoe door het invullen en onderteken van de “intentieverklaring woonruimte”. In deze intentieverklaring worden de volgende gegevens gevraagd:

– NAW-gegevens
– Telefoonnummer
– Email
– Land
– Roken – ja of nee
– Huisdieren, zo ja welke
– Kinderen, zo ja welke leeftijd
– Beroep
– Bruto maandsalaris
– Naam werkgever
– Vast of tijdelijk dienstverband

Controle legitimatie:

Voordat de sleuteloverdracht plaatsvindt dienen huurders zich in persoon middels geldig legitimatiebewijs zich te legitimeren middels ID-scanner of app, het document wordt op echtheid gecontroleerd. Bij de externe controlerende partij worden de volgende gegevens opgeslagen:

– Naam
– Geboortedatum
– Geslacht
– Nationaliteit
– Type document
– Documentnummer
– Land van uitgifte
– Geldigheid

Rechtsgrondslagen:

De gegevens die worden gevraagd betreffende de huurovereenkomst worden gevraagd op grond van art.6 lid 1 sub b AVG, op basis de huurovereenkomst of de nog te sluiten huurovereenkomst.

Huurder geeft ondubbelzinnige toestemming voor het verwerken van de persoonsgegevens voor de screening op kredietwaardigheid voor de huur van een woning. Huurder verleent deze toestemming middels het invullen van de “intentieverklaring woonruimte”.

1.2. Woning verhuren

Wanneer u als verhuurder uw woning wil laten verhuren door City Estate wordt van u gevraagd het volgende in te vullen:

– NAW-gegevens
– Telefoonnummer
– E-mail
– Man/vrouw

Wanneer uiteindelijk de huurovereenkomst wordt gesloten, wil City Estate ook graag uw rekeningnummer van uw bank ontvangen. Op deze manier kan de huur naar u worden overgemaakt.

Rechtsgrondslag:

Deze gegevens worden gevraagd op grond van art.6 lid 1 sub b AVG, op basis van de huurovereenkomst of de vraag naar een huurovereenkomst.

1.3. Ontvangen woningmail

U kunt op de website van City Estate u inschrijven voor de woningmail. Voor inschrijving hiervan worden de volgende gegevens gevraagd:

– Naam
– Email
– Aanhef

Rechtsgrondslag:

Deze gegevens worden gevraagd op grond van art.6 lid 1 sub b AVG, op basis van de huurovereenkomst of de vraag naar een huurovereenkomst.

1.4. Reactieformulier

Wanneer u een vraag heeft voor City Estate kunt u deze achterlaten door middel van het reactieformulier, hier wordt het volgende gevraagd in te vullen:

– Naam
– Telefoonnummer
– E-mail

Rechtsgrondslag:

Als u een reactieformulier op de website invult, dan worden de gegevens die u ons toestuurt bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van uw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.

1.5. Mail naar informatie e-mailadres

Als u een ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens die u ons toestuurt bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van uw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.

2. Publicatie

Wij publiceren uw persoonsgegevens niet.

3. Verstrekking aan derden

Wij delen enkel het profiel van de huurder (zonder telefoonnummer) met de verhuurder, om een match tussen de huurder en verhuurder te kunnen maken.

In sommige gevallen worden onderstaande gegevens gedeeld met een Incassobureau wanneer dit noodzakelijk is:

– telefoonnummer
– naam
– adres + huisnummer
– (soms) email

Wij geven de door uw verstrekte gegevens door aan derde partijen, als dat noodzakelijk is voor de aangevraagde diensten. Zo maakt City Estate gebruik van een all-in-one softwarepakket voor makelaars. Hierin wordt de gehele administratie en workflow in gerealiseerd.

Daarnaast heeft City Estate voor de screening drie verschillende partijen die gegevens verwerken voor City Estate. Voor de screening is dit Experian en EDR en voor de ID-scan is dit Keesing reference systems.

– Wij verstrekken uw gegevens aan Experian Group. Experian zal op basis van deze gegevens een advies geven over uw kredietwaardigheid. Experian gebruikt uw gegevens voor onderzoek naar uw kredietwaardigheid en contactgegevens. Zie onderstaande privacyverklaring van Experian Group:

http://www.experian.nl/privacy-statement/

– Wij verstrekken uw gegevens aan Economic Data Resources B.V. (EDR). EDR zal op basis van deze gegevens een advies geven over uw kredietwaardigheid. EDR gebruikt uw gegevens voor onderzoek naar uw kredietwaardigheid en contactgegevens. Als u bezwaar wilt maken of informatie wenst over het gebruik van uw persoonsgegevens door EDR, zie: https://www.edrcreditservices.nl/privacy-statement/

– City Estate gebruikt Keesing voor de controle op echtheid van uw legitimatiedocument. Keesing bewaart uw naam, geboortedatum, nationaliteit, land van uitgifte, documentnummer en geldigheid document. Zie onderstaande privacyverklaring van Keesing:

Wanneer wij uw gegevens aan een derde verstrekken, zorgen wij er o.a. (met een overeenkomst) voor dat uw gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt en dat ze op een juiste manier worden beveiligd. Ook komen wij hierin overeen dat uw gegevens worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn.

City Estate verstrekt geen gegevens aan andere partijen, tenzij dit een wettelijke plicht is. Een voorbeeld is dat de politie gegevens opvraagt in verband met een fraudeonderzoek. In dat geval zijn is City Estate wettelijk verplicht deze gegevens af te geven.

4. Duur van de opslag

Gegevens huurders:

Tot maximaal 2 jaar na het eindigen van de huurovereenkomst bewaart City Estate uw gegevens. Na deze termijn worden uw gegevens verwijderd, op grond van art.12 Vrijstellingsbesluit.

De gegevens omtrent de screening op kredietwaardigheid en uw financiële gegevens worden tot 7 jaar bewaard na het eindigen van de huurovereenkomst, op grond van art.52 Wet Rijksbelastingen.

Gegevens verhuurders:

Tot maximaal 2 jaar na het eindigen van de huurovereenkomst bewaart City Estate uw gegevens. Na deze termijn worden uw gegevens verwijderd, op grond van art.12 Vrijstellingsbesluit.

5. Buiten de EU

City Estate gebruikt o.a. Cloud-diensten van Google hiertoe kan het voorkomen dat gegevens buiten de EU worden opgeslagen. City Estate heeft hiervoor de volgende overeenkomsten gesloten:

Amendement gegevensverwerking voor G Suite en/of overeenkomst voor complementaire producten:
https://admin.google.com/terms/apps/3/1/en/dpa_terms.html

Modelcontract clausules EU voor G-suite
https://admin.google.com/terms/apps/1/5/en/mcc_terms.html

6. Beveiliging

City Estate neemt beveiligingsmaatregelen om misbruik en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. De website is in bezit van een geldig SSL- certificaat die uitgeven is door Let’s Encrypt Authority X3. Hierdoor zijn alle informatiestromen tussen de gebruiker en de servers encrypted. Dit betekent dat indien een derde partij de ingestuurde informatie onderschept, hij of zij deze onmogelijk kan uitlezen doordat de informatie is versleuteld. Wanneer u meer wilt weten over de manier waarop de website is beveiligd, verzoeken wij u contact op te nemen met de contactgegevens die onder punt 12 zijn opgenomen.

7. Datalek

City Estate zal een datalek ten alle tijden melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De betrokkene bij een datalek worden hiervan op de hoogte gesteld (indien noodzakelijk) via de bij City Estate bekende gegevens.

8. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

9. Klacht indienen bij Autoriteit Persoonsgegevens

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u vermoedt dat City Estate uw persoonsgegevens niet op de juiste wijze behandeld. Dit kunt u doen via de site van de Autoriteit Persoonsgegevens: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

10. Inzage, wijzigen en verwijderen van uw gegevens

U heeft recht op inzage van uw persoonsgegevens. Daarnaast kunt u een verzoek indienen tot het wijzigen en verwijderen van uw gegevens. Voor vragen over ons privacybeleid of vragen omtrent inzage, wijzigen of verwijderen van uw persoonsgegevens kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via de onderstaande gegevens.

11. Contactgegevens

City Estate B.V.
Maliebaan 10A
3581 CN Utrecht

E: info@cityestate.nl
T: 085 – 06 07 004
KvK: 77525027